نرم افزار آرشیو اسناد و نقش آن در بروکراسی اداری شرکت ها
تاریخ انتشار: ۱۸ اردیبهشت ۱۳۹۷ | کد خبر: ۱۸۴۲۷۴۹۹
ایتنا - ضرورت ایجاد نرم افزار آرشیو اسناد برای دستیابی به آرشیو اطلاعات و مواجه شدن با حجم عظیمی از پرونده ها و اسناد با توسعه روزافزون ارتباطات بین ادارات را افزایش و به عنوان ابزار نشان دهنده وقایع گذشته مانع از بین رفتن اطلاعات با داشتن امکاناتی همچون اسکن مستقیم، نگهداری تصاویر، کاتالوگ و ... در سریع ترین زمان و به طور جامع می شود.
بیشتر بخوانید:
اخباری که در وبسایت منتشر نمی‌شوند!
سه مورد از مزایای مدیریت و بایگانی اسناد
مدیران با وجود نرم افزار آرشیو اسناد دیگر ترسی از به سرقت رفتن و یا مفقود شدن اسناد و مدارک اداری ندارند و با امنیت بالا و حداقل زمان می توانند اسناد و مدارک را در نرم افزار آرشیو اسناد طبقه بندی کرده و دیگر مشکلی درباره فضای فیزیکی مورد نیاز برای نگهداری مدارک و اسناد نخواهند داشت. حتی به راحتی می توانند با امکان تنظیم کاربری مشخص کنند چه کسانی امکان دسترسی یا ایجاد تغییر در اسناد و مدارک محرمانه را خواهند داشت و به راحتی اسناد را اسکن شده تبدیل به اسناد الکترونیکی کرده و در نرم افزار آرشیو اسناد ثبت کنند. از دیگر مزایا و قابلیت های نرم افزار آرشیو اسناد در سازمانها می توان اشاره کرد به :
بهینه سازی ارتباطات درون و برون سازمانی در محیط اداری با استفاده از نرم افزار آرشیو اسناد، با برقراری سریع تر و بهتر استرس کارکنان بابت بایگانی اسناد مالی کاهش پیدا کرده و در نتیجه بایگانی اسناد و مدارک تسهیل و عملکرد کارکنان را بهبود می بخشد.
افزایش رضایتمندی ارباب رجوع وجود نرم افزار آرشیو اسناد باعث شده مردم توقع داشته باشند در زمان مراجعه به ادارات، پیگیری امور مالی و اداری آنها با کاهش کاغذ بازی و مدیریت اسناد الکترونیکی در حداقل زمان و با دقت انجام شود. بنابراین می توان گفت نتایج به دست آمده از کاربرد و مزایای نرم افزار آرشیو اسناد در سیستم اداری موجب کاهش تعارض بین مراجعین و کارکنان به دلیل حداقل رساندن مراجعه به اتاقهای مختلف برای جستجو سند و امضاء و ... شده و رضایت ارباب رجوع را به صورت چشمگیری افزایش داده است.
کشف بهتر فرصتهای اداری و استفاده در جهت موفقیت اهداف در جهت کشف فرصتهای اداری نرم افزار آرشیواسناد به صورت مستمر مدیریت اسناد و بایگانی را بهبود می بخشد و بسیار سریع و دقیق با استفاده از نرم افزار bpms که فرآیند اداری را یکپارچه و مدیریت می کند در جهت پیشبرد اهداف سازمانی گزارش سازی کرده و در امور برنامه ریزی بسیار دقیق تر عمل خواهند کرد.
این مقاله توسط واحد حوزه اطلاعات و تولید نرم افزار آرشیو اسناد آرین سیستم آماده شده است و شما عزیزان جهت کسب اطلاعات بیشتر در زمینه قابلیت های سیستم مدیریت اسناد می‌توانید به وبسایت شرکت آرین سیستم مراجعه و با کارشناسان پشتیبانی و فروش آرین سیستم در ارتباط باشید.
منبع: ايتنا
درخواست حذف خبر:
«خبربان» یک خبرخوان هوشمند و خودکار است و این خبر را به‌طور اتوماتیک از وبسایت www.itna.ir دریافت کرده‌است، لذا منبع این خبر، وبسایت «ايتنا» بوده و سایت «خبربان» مسئولیتی در قبال محتوای آن ندارد. چنانچه درخواست حذف این خبر را دارید، کد ۱۸۴۲۷۴۹۹ را به همراه موضوع به شماره ۱۰۰۰۱۵۷۰ پیامک فرمایید. لطفاً در صورتی‌که در مورد این خبر، نظر یا سئوالی دارید، با منبع خبر (اینجا) ارتباط برقرار نمایید.
با استناد به ماده ۷۴ قانون تجارت الکترونیک مصوب ۱۳۸۲/۱۰/۱۷ مجلس شورای اسلامی و با عنایت به اینکه سایت «خبربان» مصداق بستر مبادلات الکترونیکی متنی، صوتی و تصویر است، مسئولیت نقض حقوق تصریح شده مولفان در قانون فوق از قبیل تکثیر، اجرا و توزیع و یا هر گونه محتوی خلاف قوانین کشور ایران بر عهده منبع خبر و کاربران است.
خبر بعدی:
۷۴۴ هزار شرکت غیرفعال در کشور داریم/ فعالیت شرکت‌های صوری متوقف می‌شود
ابوالفضل نصیری، مدیرکل ثبت شرکت‌ها و مؤسسات غیرتجاری سازمان ثبت اسناد و املاک کشور درباره فعالیت شرکت‌های صوری و کاغذی، اظهار کرد: این نوع شرکت‌ها با هدف واقعی تولید و اشتغال تأسیس نمی‌شوند بلکه برای فروش یا دریافت یک مزیت تأسیس می‌شوند و در اصطلاح به این شرکت‌ها غیرفعال گفته می‌شود و مظنون به صوری بودن هستند، اما به طور کلی پیش‌بینی این است که بالغ بر نیمی از این تعداد (۷۴۴ هزار شرکت غیرفعال) حتماً صوری است.
وی افزود: اکنون پیش‌نویسی مشتمل بر ۱۵ ماده با همکاری وزارت اقتصاد و دارایی و برخی وزارتخانه‌های مرتبط تهیه شده است که بر اساس آن، از فعالیت شرکت‌های صوری جلوگیری خواهد شد.
مدیرکل ثبت شرکت‌ها و مؤسسات غیرتجاری سازمان ثبت اسناد و املاک کشور اضافه کرد: اکنون نیز از ادامه فعالیت شرکت‌هایی که بدهی‌های مالیاتی دارند، جلوگیری می‌شود. همچنین اگر شرکت یا مؤسسه غیرتجاری به مدت ۵ سال هیچ‌گونه فعالیتی نداشته باشد، به ظن کاغذی و صوری بودن با اطلاعات اداره کل ثبت شرکت‌ها و مؤسسات غیرتجاری توسط سازمان امور مالیاتی کشور غیرفعال می‌شود.
وی با اشاره به ماده ۵۴ قانون وزارت تعاون، کار و رفاه اجتماعی، عنوان کرد: اکنون وزارت تعاون، کار و رفاه اجتماعی امکان انحلال شرکت‌های صوری را دارد و اداره ثبت شرکت‌ها و مؤسسات غیرتجاری سازمان ثبت اسناد و املاک کشور نیز از این رویه استقبال می‌کند.
مطابق ماده ۵۴ قانون بخش تعاونی اقتصاد، شرکت‌ها و اتحادیه‌های تعاونی در موارد زیر منحل می‌شوند:
۱ - تصمیم مجمع عمومی فوق العاده.
۲ - کاهش تعداد اعضا از حد نصاب مقرر در صورتی که حداکثر ظرف مدت ۳ ماه تعداد اعضا به نصاب مقرر نرسیده باشد.
۳ - انقضای مدت تعیین شده در اساسنامه مربوط در صورتی که در اساسنامه مدت تعیین شده باشد و مجمع عمومی مدت را تمدید نکرده باشد.
۴ - توقف فعالیت بیش از یک سال بدون عذر موجه
۵ - عدم رعایت قوانین و مقررات مربوط پس از ۳ بار اخطار کتبی در سال به وسیله وزارت تعاون بر طبق آئین نامه مربوط
۶ - ورشکستگی طبق قوانین مربوط. تبصره ۱ - پس از اعلام انحلال و ثبت بلافاصله آن در اداره ثبت محل. تصفیه طبق قانون تجارت صورت می‌گیرد. تبصره ۲ - در بند‌های دوم و چهارم و پنجم وزارت تعاون بلافاصله طبق آئین نامه مربوط انحلال تعاونی را به اداره ثبت محل اعلام می‌کند. تبصره ۳ - اعلام نظر وزارت تعاون در مورد بند‌های ۴ و ۵ در دادگاه صالح قابل شکایت و رسیدگی می‌باشد. تبصره ۴ - کلیه امتیازات و اموالی که از منابع عمومی دولتی و بانک‌ها در اختیار تعاونی قرار گرفته با انحلال آن باید مسترد شود. مسئولیت اعضا هر تعاونی در این مورد تضامنی است.
نصیری ابراز امیدواری کرد با تصویب قانون، اداره کل ثبت شرکت‌ها و مؤسسات غیرتجاری امکان انحلال شرکت‌های صوری را داشته باشد.
دفاتر اسناد رسمی با تعرفه مشخص کارگزار اداره ثبت شرکت‌ها می‌شوند
مدیرکل اداره ثبت شرکت‌ها و مؤسسات غیرتجاری سازمان ثبت اسناد و املاک کشور درباره فعالیت مؤسسات ثبتی در این حوزه گفت: سال‌هاست که این مؤسسات ثبتی از مردم هزینه‌های گزاف دریافت می‌کنند و البته مطابق قانون امکان برخورد با این نوع مؤسسات فراهم نیست، اما مطابق با تفاهم‌نامه‌ای که با کانون سردفتران و دفتریاران منعقد شده است، از مرداد یا شهریور سال جاری دفاتر اسناد رسمی با تعرفه مشخص کارگزار اداره کل ثبت شرکت‌ها و مؤسسات غیر تجاری خواهند شد.
نصیری اضافه کرد: این اقدام با نظارت سازمان ثبت اسناد و املاک کشور و کانون سردفتران و دفتریاران انجام می‌شود و در صورتی که دفترخانه‌ای مرتکب اشتباه شود قابل پیگیری است، اما اکنون مؤسسات ثبتی که برای مردم مشکلاتی ایجاد می‌کنند، قابل پیگرد نیستند.
وی با بیان اینکه تبلیغات شرکت‌های ثبتی آثار سو در پی دارد، تصریح کرد: اکنون طبق فرایندهای جدید ثبت یک شرکت کمتر از دو روز کاری زمان لازم است و با جستجوی ابتدایی در فضای مجازی امکان ورود اطلاعات برای ثبت تغییرات شرکت‌ها میسر می‌شود و به صرف هزینه‌های گزاف برای این نوع خدمات نیازی نیست.
مدیرکل اداره ثبت شرکت‌ها و مؤسسات غیرتجاری سازمان ثبت اسناد و املاک کشور با اشاره به فعالیت میز خدمت در اداره‌کل ثبت شرکت‌ها و مؤسسات غیرتجاری و ارائه مشورت و مشاوره حقوقی به مراجعان به مردم توصیه کرد فریب تبلیغات این نوع مؤسسات را نخورند.
باشگاه خبرنگاران جوان اجتماعی حقوقی قضایی
جزئیات جدید از دزدیده شدن دختر ۴ ساله کلاله‌ای؛ کارگر ۳۵ ساله قصد فروش یسنا را داشت