به نقل از «باشگاه خبرنگاران»

بهترین نکات برای مدیریت ایمیل‌ها و پیام‌هایتان

تاریخ انتشار: ۲۳ فروردین ۱۴۰۰ | کد خبر: ۳۱۵۵۶۹۷۴

به گزارش خبرنگار حوزه ازدواج و خانواده گروه اجتماعی باشگاه خبرنگاران جوان، برای شما اتفاق افتاده است که صندوق ورودی پیام های شما در طول روز مملو از ایمیل باشد، اما ندانید که با این میزان ایمیل چه کار کنید؟

همه ما می‌دانیم وقتی که سرمان شلوغ است و در طول روز، کارهای زیادی  برای انجام دادن داریم، پاسخ دادن روزانه به ۲۰ یا ۳۰ پیام بسیار دشوار است.

بیشتر بخوانید: اخباری که در وبسایت منتشر نمی‌شوند!

بنابراین، این نکات مربوط به مدیریت زمان را دنبال کنید تا بتوانید صندوق ورودی پیام های خود را خالی نگه دارید و با کنترل ایمیل ها، با این پیام ها که زمان زیادی از شما را می گیرند، خداحافظی کنید.

بیشتر بخوانید

۵ راه آسان برای کنار آمدن با استرس

برخی از افراد، برده ایمیل خود هستند و زنگوله‌ای دارند که با هر بار ارسال پیام جدید، خاموش می‌شود. یعنی هر کاری که انجام می‌دهند، بلافاصله به صندوق ورودی خود مراجعه می‌کنند تا آن را بررسی کنند.

در واقع، این افراد "کار‌ها را عوض می‌کنند" و سپس به کار‌های قبلی که انجام می دادند، برمی‌گردند و بلافاصله، حرکت، وضوح و خروجی مهم‌ترین وظایف خود را از دست می‌دهند.

سعی کنید، یک زمانی را برای پاسخگویی به همه ایمیل‌های خود تعیین کنید که با این کار، می توانید هر یک از آن ها را در زمانی مشخص پاسخ دهید و این کار بسیار مفید است.

 

همه پیام‌هایتان را در یک زمان مشخص پاسخ دهید

هنگام پاسخ به پیام‌هایتان، همه آن‌ها را با هم بررسی کنید. به محض ورود، به آن‌ها پاسخ ندهید و همه کار‌های مشابه خود را همزمان انجام دهید؛ نه اینکه برخی را الآن انجام دهید و برخی را به بعد موکول کنید.

دسته‌بندی وظایف خود به معنای انجام همزمان کار‌های مشابه است. بدین معنی که در هر کاری که انجام می‌دهید یک "منحنی یادگیری" وجود دارد.

هنگامی که یک سری وظایف مشابه را پشت سر هم انجام می‌دهید، منحنی یادگیری به شما امکان می‌دهد تا زمان انجام پنجمین کار مشابه، زمان لازم برای انجام هر کار را تا ۸۰ درصد کاهش دهید.

پاسخ‌های کوتاه

شما باید تصمیم بگیرید که اجازه ندهید صندوق ورودی پیام های شما زندگیتان را کنترل کند؛ در عوض، به خودتان نظم دهید تا از ایمیل خود به عنوان ابزاری برای تجارت استفاده کرده و پاسخ‌های خود را سریع و دقیق بررسی کنید.

 پاسخ‌های سریع شما، باعث می شوند که زمان بیشتری برای رد کردن ایمیل‌های بیشتر داشته باشید و همچنین، خواندن همه مکاتبات را برایتان آسان می‌کنند.

برچسب و فیلتر ایجاد کنید

اگر چندین آدرس ایمیل را همزمان مدیریت می‌کنید، برای هر حساب، فیلتر و برچسب ایجاد کنید. به این ترتیب، شما خواهید فهمید که کدام ایمیل‌ها شخصی و کدام یک مربوط به کارتان است.

شما می‌توانید پیام‌های شخصی را بدون اینکه نیازی به خواندن آن‌ها باشد، برای بعد ذخیره کنید و این کار وظایف مهم‌تر شما را بر عهده خواهد داشت.

پیام‌هایتان را دوبار در روز چک کنید

ایمیل خود را فقط دو بار در روز یا کمتر مدیریت کنید و یا حتی بهتر است که آخر هفته، نوتیفیکیشن ایمیل یا پیام خود را خاموش بگذارید و زمان بیشتری را با خانواده و دوستان و فعالیت‌های شخصی خود بگذرانید.

صبح، بعد از اینکه چند ساعت در محل کار بودید، یک بار آن را بررسی کنید و به ایمیل‌های جدیدی که دارید، پاسخ دهید. این کار باعث می شود که شما زمان بیشتری برای مهم‌ترین کار‌هایی که باید در طول روز انجام دهید، داشته باشید.

یک بار دیگر، اواخر بعد از ظهر و بعد از ناهار، ایمیل خود را بررسی کنید. بعد از آن، صندوق ورودی خود را تا فردا رها کنید و روی تمام کار‌های دیگری که باید انجام دهید، تمرکز کنید.

برخی از موفق‌ترین افرادی که می‌شناسم، برای ایمیل خود پاسخ خودکار و ثابتی را در نظر گرفته‌اند که در این پاسخ نوشته شده است: «من فقط به دلیل مشغله زیاد روزانه دو بار به ایمیلم پاسخ می‌دهم. اگر پیامی برای من ارسال کرده‌اید، من هرچه زودتر به شما پاسخ خواهم داد. اگر این موارد اضطراری است، با این شماره تماس بگیرید و یا با این شخص صحبت کنید.»

برگرفته از مقاله برایان تریسی

بیشتر بخوانید

برخی از عادت‌های خوب برای سال جدید

ترجمه از فاطمه میرزایی

انتهای پیام/

منبع: باشگاه خبرنگاران

کلیدواژه: مدیریت زمان صندوق ورودی روانشناسی صندوق ورودی پیام هایتان انجام دهید بررسی کنید ایمیل خود ایمیل ها پیام ها کار ها

درخواست حذف خبر:

«خبربان» یک خبرخوان هوشمند و خودکار است و این خبر را به‌طور اتوماتیک از وبسایت www.yjc.ir دریافت کرده‌است، لذا منبع این خبر، وبسایت «باشگاه خبرنگاران» بوده و سایت «خبربان» مسئولیتی در قبال محتوای آن ندارد. چنانچه درخواست حذف این خبر را دارید، کد ۳۱۵۵۶۹۷۴ را به همراه موضوع به شماره ۱۰۰۰۱۵۷۰ پیامک فرمایید. لطفاً در صورتی‌که در مورد این خبر، نظر یا سئوالی دارید، با منبع خبر (اینجا) ارتباط برقرار نمایید.

با استناد به ماده ۷۴ قانون تجارت الکترونیک مصوب ۱۳۸۲/۱۰/۱۷ مجلس شورای اسلامی و با عنایت به اینکه سایت «خبربان» مصداق بستر مبادلات الکترونیکی متنی، صوتی و تصویر است، مسئولیت نقض حقوق تصریح شده مولفان در قانون فوق از قبیل تکثیر، اجرا و توزیع و یا هر گونه محتوی خلاف قوانین کشور ایران بر عهده منبع خبر و کاربران است.

خبر بعدی:

امیر واحدی: سوخو۲۴های ارتش در بهترین زمان خودشان هستند

فرمانده نیروی هوایی ارتش گفت: اقدام سپاه پاسداران علیه اسرائیل یک اقدام تنبیهی بود و اگر این رژیم بخواهد شیطنتی کند آن زمان با پاسخ سخت و یورش بزرگ نیروهای مسلح مواجهه خواهد شد. - اخبار سیاسی -

به گزارش خبرنگار دفاعی خبرگزاری تسنیم، امیر خلبان حمید واحدی فرمانده نیروی هوایی ارتش جمهوری اسلامی ایران صبح امروز چهارشنبه، در حاشیه مراسم رژه 29 فروردین روز ارتش، اظهار داشت: نیروی هوایی ارتش جمهوری اسلامی ایران با کمک وزارت دفاع، ستاد کل ارتش و ستاد کل نیروهای مسلح در حال ارتقای سطح تجهیزات خود است.

رئیسی: وعده صادق هیمنه شکست‌ناپذیری اسرائیل را فرو ریخت

وی افزود: آمادگی که امروز نیروی هوایی ارتش در جنگنده سوخو 24 دارد از تمام زمان ها بیشتر است. همچنین سایر جنگنده ها نیز از آمادگی صددرصدی برخوردار هستند.

فرمانده نیروی هوایی ارتش با اشاره به عملیات وعده صادق، تصریح کرد: همانطور که فرمانده کل ارتش تاکید کردند اگر خطایی از سوی رژیم صهیونیستی انجام شود، قطعاً با پاسخ غیر قابل جبران ایران روبه رو خواهند شد که این پاسخ تمام نیروهای مسلح از جمله نیروی هوایی ارتش را شامل می شود.

وی ادامه داد: ما در همه زمینه ها -چه پوشش هوایی و چه بمب افکن‌ها-آمادگی صددرصد داریم و برای هرگونه عملیات آماده‌ایم.

واحدی تصریح کرد: اقدام سپاه پاسداران علیه اسرائیل یک اقدام تنبیهی بود و اگر این رژیم بخواهد شیطنتی کند آن زمان با پاسخ سخت و یورش بزرگ نیروهای مسلح مواجهه خواهد شد.

انتهای پیام/