چهار روش برای بهبود مدیریت ایمیل
تاریخ انتشار: ۱ آذر ۱۳۹۶ | کد خبر: ۱۵۷۴۷۵۶۳
برای کاهش ترافیک ورودی ایمیل خود می‌توانید از ابزارهای لغو اشتراک خودکار استفاده کنید. به کمک این ابزار دیگر نیازی نیست که در هر ایمیل به دنبال گزینه لغو اشتراک بگردید و می‌توانید تنها با اضافه کردن ابزارهای UnListr برای Outlook و Unsubscribe Button برای کروم، اشتراک‌های ایمیلی خود را لغو کنید.
زومیت: شاید کمی عجیب به نظر برسد؛ اما افراد در محیط کار به‌طور میانگین ۲۸ درصد از وقت خود را صرف خواندن ایمیل و پاسخگویی به آن می‌کنند؛ ایمیل‌هایی که معمولا با ایجاد وقفه در کار، بازدهی کارکنان پرمشغله را کاهش می‌دهند.
بیشتر بخوانید:
اخباری که در وبسایت منتشر نمی‌شوند!
از میان بخش‌های مختلف یک سازمان، گروه‌های کاری بازاریابی و فروش و همچنین خدمات مشترکین، روزانه ایمیل‌های زیادی دریافت می‌کنند. از سویی دیگر، ارسال ایمیل به مشتریان با حفظ آرامش و خونسردی و پاسخگویی به شکایات آن‌ها می‌تواند وقت و انرژی زیادی از کارکنان بگیرد. با این حال، روش‌های زیادی وجود دارد که به کمک آن‌ها می‌توان وقت کمتری برای سر و کله زدن با ایمیل صرف کرد و بازدهی کارکنان را در محیط کار افزایش داد. البته قرار نیست به روش‌هایی مانند خالی کردن همیشگی صندوق ورودی متوسل شویم؛ چرا که روش‌های بسیار کارآمدتری برای مدیریت ایمیل‌ها در دسترس است. در ادامه به توضیح چند ترفند و روش کاربردی برای کاهش هر چه بیشتر دردسر مدیریت ایمیل‌ها و افزایش بازدهی در محیط کار می‌پردازیم.
اتوماسیون
اتوماسیون می‌تواند در ایجاد نظم کارهای غیر ضروری مؤثر باشد و از هدر دادن وقتتان جلوگیری کند. می‌توانید با اضافه کردن ابزارهایی به صندوق ورودی خود، کارهایی جزئی را با دردسر کمتری انجام دهید.
بومرنگ یکی از این ابزارهای اتوماسیون است. این افزونه، یک ابزار مدیریت وظیفه برای صندوق ورودی است و به شما این امکان را می‌دهد که ایمیل‌های خود را برای ارسال در یک ساعت خاص، زمانبندی کنید.
برای کاهش ترافیک ورودی ایمیل خود می‌توانید از ابزارهای لغو اشتراک خودکار استفاده کنید. به کمک این ابزار دیگر نیازی نیست که در هر ایمیل به دنبال گزینه لغو اشتراک بگردید و می‌توانید تنها با اضافه کردن ابزارهای UnListr برای Outlook و Unsubscribe Button برای کروم، اشتراک‌های ایمیلی خود را لغو کنید.
ابزار اتوماسیون دیگری که می‌تواند برای مدیریت ایمیل‌ها به شما کمک کند، میکس‌مکس (MixMax) است. این ابزار امکاناتی از قبیل زمانبندی فوری، رهگیری و نظرسنجی را به حساب کاربری ایمیل شما اضافه می‌کند. همانند بومرنگ، میکس‌مکس این امکان را به شما می‌دهد که ایمیل‌های خود را برای ارسال در آینده زمانبندی کند. علاوه بر این می‌توانید با ادغام این ابزار با پلتفرم سیلزفورس (Salesforce) بخش مدیریت ارتباط با مشتری کسب‌وکار خود را ارتقاء دهید.
ریتم‌سازی
برای بررسی ایمیل‌های خود یک رویه تنظیم و آن را با قدرت اجرا کنید. کارشناس‌ها بر این باور هستند که نباید روز کاری را با بررسی ایمیل‌ها شروع کرد. آن‌ها معتقدند غرق شدن در ایمیل‌ها در ابتدای ورود به محل کار، باعث کاهش تمرکز می‌شود و ذهن شما را به وظایف بی‌اهمیت معطوف می‌کند.
نشریه هاروارد بیزینس ریویو هم بر این نکته صحه می‌گذارد. در یکی از نسخه‌های این مجله معتبر آمده است:
بررسی ایمیل به‌عنوان اولین وظیفه در شروع روز کاری، فرصت استفاده از ذهن در بالاترین ظرفیت ممکن آن را به هدر می‌دهد. بنابراین بهتر است پس از رسیدن به محل کار، ۳۰ دقیقه یا حتی یک ساعت صبر کنید و سپس سراغ ایمیل‌های خود بروید.
هنگام بررسی ایمیل‌ها می‌توانید برای مدیریت نامه‌های دریافتی و ارسالی خود در طول روز برنامه‌ای تنظیم کنید. یک راه برای انجام این کار، غیر فعال کردن اعلان‌های ایمیل و بررسی تمامی مکاتبات به‌صورت یکجا است. در واقع وقتی اجازه دهید نامه‌های شما تجمیع شوند و به بررسی یک‌باره آن‌ها بپردازید، اولویت‌بندی و رسیدگی به آن‌ها برایتان بسیار ساده‌تر خواهد شد.
سازمان‌دهی به کمک یکپارچه‌سازی
مانند اتوماسیون، یکپارچه‌سازی هم می‌تواند فرآیند پردازش ایمیل‌ها را برای شما ساده کند. با ادغام اپلیکیشن‌هایی از قبیل ToutApp و Sidekick با ایمیل‌های گروه‌های کاری فروش و خدمات مشترکین، می‌توان برخی شاخص‌های کلیدی را ارتقاء داد، کمپین‌های تبلیغاتی بهتری اجرا کرد و در نهایت به اهداف پیش‌بینی شده دست یافت. در واقع، یکپارچه‌سازی، روشی بی‌نظیر برای افزودن شفافیت به ایمیل است. اپلیکیشن ToutApp پا را حتی فراتر از این می‌گذارد و به شما این امکان را می‌دهد که وظایف خود را به‌صورت یکجا به‌روزرسانی و تمامی وظایف مرتبط با کمپین‌های خود را مشاهده کنید. بهتر است ایمیل‌هایی را که به وقت و توجه بیشتر نیاز دارند از بقیه جدا کنید و دقیق‌تر به بررسی آن‌ها بپردازید.
ارتقاء سبک ارتباطی
اکنون که توانستید تمامی توصیه‌های بالا را اجرا کنید، چگونه می‌توانید مطمئن شوید که ایمیل‌های شما خوانده می‌شوند؟ پیش از هر چیز بهتر است ایمیل‌های خود را خلاصه و مختصر بنویسید و تنها به ذکر اطلاعات مهم بسنده کنید. سعی کنید به ایمیل‌ها به‌صورت جمع‌وجور و ساده پاسخ بدهید. وقتی که می‌خواهید یک ایمیل را فوروارد کنید یا به آن پاسخ بدهید، سعی کنید در سه خط یا کمتر منظور خود را برسانید. بهتر است از جملات کوتاه استفاده کنید و از غلط‌های املایی یا نگارشی فاصله بگیرید تا اعتبار شما خدشه‌دار نشود.
در نهایت توصیه می‌شود که از قانون یک کلیک استفاده کنید. این قانون می‌گوید می‌توان باز کردن یک ایمیل، پاسخ دادن به آن، پاک کردن، فوروارد کردن یا حتی فرستادن آن به آرشیو را تنها با یک کلیک انجام داد. فراموش نکنید زمانی که در حال نگارش ایمیل هستید، به‌طور شفاف بیان کنید که چه انتظاری از گیرنده آن دارید.
منبع: فردا
درخواست حذف خبر:
«خبربان» یک خبرخوان هوشمند و خودکار است و این خبر را به‌طور اتوماتیک از وبسایت www.fardanews.com دریافت کرده‌است، لذا منبع این خبر، وبسایت «فردا» بوده و سایت «خبربان» مسئولیتی در قبال محتوای آن ندارد. چنانچه درخواست حذف این خبر را دارید، کد ۱۵۷۴۷۵۶۳ را به همراه موضوع به شماره ۱۰۰۰۱۵۷۰ پیامک فرمایید. لطفاً در صورتی‌که در مورد این خبر، نظر یا سئوالی دارید، با منبع خبر (اینجا) ارتباط برقرار نمایید.
با استناد به ماده ۷۴ قانون تجارت الکترونیک مصوب ۱۳۸۲/۱۰/۱۷ مجلس شورای اسلامی و با عنایت به اینکه سایت «خبربان» مصداق بستر مبادلات الکترونیکی متنی، صوتی و تصویر است، مسئولیت نقض حقوق تصریح شده مولفان در قانون فوق از قبیل تکثیر، اجرا و توزیع و یا هر گونه محتوی خلاف قوانین کشور ایران بر عهده منبع خبر و کاربران است.
خبر بعدی:
راهنمای استفاده از اکشن باتن در آیفون ۱۵ پرو
آیفون ۱۵ پرو با ظاهری جدید و کارآمدتر از همیشه روانه بازار شده است. یکی از برجسته‌ترین نوآوری‌های این مدل، دکمه اکشن نام دارد که جایگزین دکمه سایلنت شده و امکانات تازه‌ای را به ارمغان می‌آورد.
به گزارش ایسنا به نقل از بازرگانی سیب، این دکمه قابل شخصی‌سازی بوده و می‌توان از آن برای انجام طیف وسیعی از کارها، از عکاسی و ضبط ویدیو تا روشن کردن چراغ قوه و فعال کردن حالت‌های فوکوس استفاده کرد.
معرفی اکشن باتن نوآوری جدید آیفون ۱۵ پرو
آیفون ۱۵ پرو با ظاهری جدید و کارآمدتر از همیشه روانه بازار شده است. یکی از برجسته‌ترین نوآوری‌های این مدل، دکمه اکشن نام دارد که جایگزین دکمه سایلنت شده و امکانات تازه‌ای را به ارمغان می‌آورد. این دکمه قابل شخصی‌سازی بوده و می‌توان از آن برای انجام طیف وسیعی از کارها استفاده کرد.
کاربردهای متنوع اکشن باتن: از عکاسی تا ترجمه
دکمه اکشن که جایگزین دکمه‌ی سایلنت در آیفون ۱۵ پرو و پرو مکس شده، به مراتب فراتر از یک دکمه‌ی معمولی عمل می‌کند. این دکمه قابل‌تنظیم، به کاربران امکان می‌دهد تا به طیف وسیعی از عملکردها با فشردن یا نگه‌داشتن آن به‌سرعت دسترسی پیدا کنند.
در اینجا برخی از کاربردهای متنوع دکمه اکشن آورده شده است:
دسترسی سریع به ابزارها: با یک فشار ساده، می‌توانید به دوربین، چراغ قوه، حالت‌های فوکوس، میانبرها، ذره‌بین، یادداشت‌های صوتی و ابزارهای توانمندسازی مانند VoiceOver، Zoom و AssistiveTouch دسترسی پیدا کنید.
انجام اقدامات مختلف: با نگه‌داشتن دکمه اکشن، می‌توانید بین حالت‌های زنگ و بی‌صدا جابجا شوید، عکس یا فیلم بگیرید، ضبط صدا را شروع کنید و حتی Siri را فعال کنید.
سفارشی‌سازی مطابق نیاز: دکمه اکشن را می‌توان به‌طور کامل مطابق با نیازها و ترجیحاتتان تنظیم کرد. می‌توانید از بین مجموعه‌ای از اقدامات پیش‌فرض انتخاب کنید یا میانبرهای دلخواه خود را برای دسترسی سریع به برنامه‌ها یا تنظیمات خاص اضافه کنید.
با دکمه اکشن آیفون ۱۵ پرو، کنترل و کارایی در دستان شماست. این دکمه نوآورانه، راه‌های جدیدی را برای انجام سریع‌تر کارها، افزایش بهره‌وری و لذت بردن بیشتر از گوشی هوشمندتان به شما ارائه می‌دهد.
نحوه شخصی سازی اکشن باتن
به تنظیمات بروید. Action Button را انتخاب کنید.برای فشردن کوتاه یا فشردن طولانی دکمه، می‌توانید از بین گزینه‌های مختلف انتخاب کنید.
گزینه‌های فشردن کوتاه:
حالت بی‌صدا فوکوس دوربین چراغ قوه یادداشت صوتی ذره‌بین میانبر غیرفعال گزینه‌های فشردن طولانی: میانبر غیرفعالنکات:
می‌توانید چندین میانبر را برای فشردن طولانی دکمه اکشن تنظیم کنید. برای افزودن میانبر، روی آیکون "+" ضربه بزنید و سپس برنامه یا اقدامی را که می‌خواهید اضافه کنید انتخاب کنید. می‌توانید ترتیب میانبرها را با کشیدن و رها کردن آن‌ها تغییر دهید.نکات و ترفندهای استفاده از اکشن باتن
اکشن باتن که در آیفون ۱۵ پرو و پرو مکس جایگزین کلید سایلنت شده است، دکمه‌ای قابل‌تنظیم است که به شما امکان می‌دهد با یک فشار یا نگه‌داشتن آن، به میانبرها و اقدامات مختلف دسترسی پیدا کنید. در اینجا چند نکته و ترفند برای استفاده حداکثر از آن وجود دارد:
۱. میانبرها را سفارشی کنید:
اکشن باتن به‌طور پیش‌فرض برای نمایش میانبرهایی مانند حالت بی‌صدا، فوکوس، دوربین، چراغ قوه، یادداشت صوتی و ذره‌بین تنظیم شده است. اما شما می‌توانید با رفتن به Settings > Accessibility > Action Button آن‌ها را به دلخواه خود تغییر دهید.
در اینجا چند میانبر دیگر که می‌توانید اضافه کنید آورده شده است:
Siri: با یک فشار، Siri را فعال کنید. AssistiveTouch: منوی AssistiveTouch را برای دسترسی به عملکردهای اضافی باز کنید. Magnifier: زوم را برای مشاهده دقیق‌تر فعال کنید. Reachability: صفحه را به پایین بیاورید تا به قسمت بالای صفحه دسترسی پیدا کنید. Wallet: به طور سریع کارت Apple Pay خود را برای پرداخت‌ها باز کنید. Home: به صفحه اصلی بروید.۲. از چندین اقدام استفاده کنید:
علاوه بر میانبرها، می‌توانید با نگه‌داشتن اکشن باتن، منویی از اقدامات را نیز فعال کنید. برای تنظیم این کار، به Settings > Accessibility > Action Button بروید و "Hold Action" را انتخاب کنید. سپس می‌توانید اقداماتی را از دسته‌های مختلف مانند:
Media: پخش را پخش یا متوقف کنید، به آهنگ بعدی یا قبلی بروید و میزان صدا را تنظیم کنید. Selfie: دوربین سلفی را باز کنید و عکس یا فیلم بگیرید. Screenshot: اسکرین شات بگیرید. Control Center: مرکز کنترل را باز کنید. Lock Screen: صفحه را قفل کنید.۳. از Action Button با Shortcuts استفاده کنید:
با استفاده از برنامه Shortcuts، می‌توانید اقدامات سفارشی را برای اکشن باتن ایجاد کنید. برای مثال، می‌توانید میانبری برای ارسال پیام متنی به یک مخاطب خاص، روشن کردن چراغ‌های هوشمند یا پخش لیست پخش مورد علاقه خود ایجاد کنید.
برای انجام این کار، برنامه Shortcuts را باز کنید و یک میانبر جدید ایجاد کنید. سپس، هر اقدامی را که می‌خواهید انجام دهید اضافه کنید و در نهایت آن را به Action Button اختصاص دهید.
۴. اکشن باتن را غیرفعال کنید:
اگر از اکشن باتن استفاده نمی‌کنید، می‌توانید آن را در Settings > Accessibility > Action Button غیرفعال کنید.
مقایسه اکشن باتن با سایر دکمه‌های آیفون: مزایا و معایب
آیفون ۱۵ پرو با معرفی دکمه اکشن، تحولی در طراحی و عملکرد دکمه‌های آیفون ایجاد کرده است. این دکمه جدید، جایگزین دکمه‌های فیزیکی صدا و پاور شده و وظایف متعددی را به عهده دارد. اما این تغییر چه مزایا و معایبی را به همراه دارد؟
مزایای اکشن باتن
انعطاف‌پذیری: اکشن باتن قابل تنظیم است و می‌توان از آن برای انجام وظایف مختلفی مانند گرفتن عکس، ضبط ویدیو، فعال کردن دستیار سیری و موارد دیگر استفاده کرد. این امر به کاربران امکان می‌دهد تا دکمه را مطابق با نیازهای خود شخصی‌سازی کنند. سادگی: با حذف دکمه‌های فیزیکی صدا و پاور، ظاهر آیفون ۱۵ پرو ساده‌تر و شیک‌تر شده است. این امر همچنین می‌تواند به افزایش استحکام و ضد آب بودن گوشی کمک کند. قابلیت دسترسی: اکشن باتن می‌تواند برای افراد دارای معلولیت مفید باشد، زیرا می‌توان از آن برای انجام وظایف مختلفی بدون نیاز به استفاده از دو دست استفاده کرد.معایب اکشن باتن
عادت کردن: ممکن است زمان ببرد تا کاربران به استفاده از اکشن باتن به جای دکمه‌های فیزیکی صدا و پاور عادت کنند. قیمت: آیفون ۱۵ پرو به دلیل استفاده از فناوری جدید اکشن باتن، احتمالاً گران‌تر از مدل‌های قبلی خواهد بود. قابلیت اطمینان: هنوز مشخص نیست که اکشن باتن به اندازه دکمه‌های فیزیکی صدا و پاور قابل اعتماد باشد.اگر به دنبال یک آیفون جدید هستید اما هنوز برای امتحان اکشن باتن آماده نیستید، خرید آیفون ۱۳ پرو مکس گزینه مناسبی است. این گوشی از دکمه‌های فیزیکی صدا و پاور سنتی استفاده می‌کند و در عین حال از بسیاری از ویژگی‌های جدید آیفون ۱۵ پرو مانند دوربین ارتقا یافته و نمایشگر ProMotion بهره می‌برد.
جمع‌بندی
اکشن باتن، دکمه جدیدی که در آیفون ۱۵ پرو و پرو مکس جایگزین دکمه سایلنت شده است، به کاربران امکان می‌دهد تا با یک فشار یا فشار دوگانه به طیف وسیعی از عملکردها دسترسی سریع داشته باشند. این قابلیت، تنوع و کارایی را به آیفون اضافه می‌کند و به کاربران این امکان را می‌دهد تا تجربه کاربری خود را به طور کامل شخصی‌سازی کنند.
اگر به دنبال راه‌هایی برای ارتقای تجربه آیفون خود هستید، اکشن باتن ابزاری مفید و قابل تنظیم است که ارزش بررسی را دارد.
انتهای رپرتاژ آگهی
دانشجویان سال سوم دانشگاهها، بورسیه دانشگاه فرهنگیان می‌شوند